Miksi tekoäly ja automaatiotyökalut tuntuu vaikealta hahmottaa käytännössä?

Miksi niiden mahdollisuuksia on silti niin vaikea nähdä käytännössä, erityisesti Office-työssä?

Liian suuria lupauksia, liian vähän konkreettista

Markkinointipuheista saa usein käsityksen, että tekoäly tulee ratkaisemaan kaikki työelämän ongelmat kerralla.

Tämä luo odotuksia, jotka eivät kohtaa käyttäjän arjen kanssa.

Kun todellinen hyöty saattaa olla "vain" muutaman tunnin säästö viikossa, moni pettyy ja unohtaa kokeilla työkaluja syvemmin.

Piilossa olevat ominaisuudet

Office-työympäristö on monelle tuttu, mutta myös täynnä ominaisuuksia, jotka jäävät piiloon.

Esimerkiksi Excelin Power Query tai Wordin tekoälypohjaiset tekstisuositukset ovat mahtavia, mutta vain harva löytää ne ilman ohjausta.

Tuottavuutta parantavat toiminnot eivät aina ole intuitiivisia tai tarpeeksi helposti löydettävissä.

Oppimiskäyrä ja asenteet

Uusien työkalujen omaksuminen vaatii oppimista.

Kiireisessä työarjessa harva haluaa pysähtyä opettelemaan uusia työtapoja, vaikka ne säästäisivät aikaa myöhemmin (selkeä ROI oman työn mielekkyydelle ja firman kannattavuudelle).

Lisäksi teknologiaskeptisyys voi hidastaa omaksumista – "Tämä ei kuitenkaan ymmärrä juuri minun tarpeitani."

Miten ratkaista tämä haaste?

1. Konkreettiset esimerkit tutuista skenaarioista

• Näytä esimerkiksi, miten Copilot voi luoda UKK-listan perustuen [Word-dokumentti] tai tehdä ehdotuksen kuukausittaisesta budjetista [perustuen Excel-tiedosto]. Mitä enemmän työntekijä näkee hyötyjä omassa työssään (koskien omaa rooliaan), sitä todennäköisemmin hän ottaa työkalut käyttöön.

  

2. Koulutusta ja jatkuvaa tukea

• Yksinkertainen johdanto-oppitunti ei riitä. Tarvitaan jatkuvaa ohjausta ja käytännön vinkkejä, jotka liittyvät työntekijän arkeen.

3. Yksinkertaisuuden korostaminen:

• Kun työkalu tuntuu vaikealta, käyttäjä luovuttaa nopeasti. Varmista, että tekoälyn ja automaation käyttöönotto on helppoa ja käyttäjäystävällistä. Älä viljele vaikeita termejä. Käytä yksinkertaisia arjen esimerkkejä.

Tekoäly ja automaatiotyökalut voivat muuttaa Office-työskentelytapojasi merkittävästi, mutta vain, jos niiden käyttö tuodaan lähelle arkea.

Ilman hypeä, esitellen liiketoimintaosasto ja roolikohtaisesti ratkaisuja.

Tämä on myös avain siihen, että työpäivä voi muuttuu lyhyemmäksi, älykkäämmäksi ja kustannustehokkaammaksi.

Ps. Jos kaipaat apua aiheen tiimoilta, laita viestiä LinkedInissä.

Autan sinua mielelläni navigoimaan tekoälyn ja automaation aikakaudella kohti oikeaa suuntaa.