Modernin tietotyön vaiettu salaisuus

Mehän ollaan aina käytetty verkkolevyasemia töissä.

Miksi vaihtaa pilvialustoihin?

Tekoälyn huumassa, moni on saattanut unohtaa pilvialustojen siirtymän ja Teamsin käyttöönoton tuskan.

• Miten tätä Timssiä käytetään??

• Mitkä ihmeen tiimit??

• Misä se tiedosto nyt jumankauta on!!

Tässä tyypillisiä ajatuksia kun siirrytään perinteisistä levyasemista käyttämään Teams-tiimien tiedostokirjastoja.

Muutos aiempaan työskentelytapaan on suuri.

Tottuminen uusiin tapoihin ja yhteistyöalustoihin vie ihmisiltä aikaa.

Se vaatii kouluttautumista ja tukemista.

Tästä harvemmin enään puhutaan tekoälyn aikakautena.

Saati muistakaan modernin tietotyön osa-alueista.

Heräsin aamulla ajatukseen, että ehkä voisin havainnollistavan kokemuksen aiheesta ja ennen kaikkea, miksi moderni tietotyö aiheena tulisi edes kiinnostaa?

Jos muistelen omaa työpäivääni vielä aikaa ennen pandemiaa, se oli pitkälti tällainen:

• Aamulla työpaikalle

• Tietokone auki

• Kahviautomaatista kaffea ☕️

• Sähköposti ja kalenteri auki

• Fyysiseen palaveriin valmistautuminen

• Palaverin jälkeen asiakastöitä (mm. tiedostojen käsittelyä verkkolevyasemilla)

• Satunnaista kommunikointia Skypessä (ennen kuin Teams julkaistiin)

• Kahvihetket ja käytäväkohtaamiset kollegoiden kanssa

• Asiakaspalaverit neuvotteluhuoneessa

Miten nykyään työpäiväni alkavat?

• Herään laittamaan aamupalaa

• Keitän kahvia

• Avaan tietokoneen kotikonttorilla

• Tarkistan sähköpostin, Teams-viestit ja kalenterin

• Teen syvätyötä pilvialustoilla, kuten Teamsissa tai OneDrivessa (materiaalit)

• Lähetän pikaviestejä Teamsissa

• Yhteistyöstän materiaaleja Teamsissa (automaattinen tallennus ja versiohistoria käytössä)

• Osallistun kokouksiin (100% etänä)

• Pidän asiakaspalavereja (100% etänä)

Äkkiseltään ajateltuna, ei juuri mitään muutosta, muuta kuin kohtaamiset on enimmäkseen verkkoyhteyksien avulla ja tiedostot pilvialustoilla.

Mutta itseasiassa työtapani on muuttunut radikaalisti.

Anna kun kerron lisää.

Modernin työn vaiettu salaisuus

Siitä hetkestä alkaen, kun tiedostot on siirretty tietoturvalliseen pilvialustaan (kuten Teamsiin ja OneDriveen), aukeaa aivan uusia mahdollisuuksia.

Mahdollisuuksia, joista harva edes tietää.

Koska tieto on joka tapauksessa nykypäivänä digitaalisessa muodossa, eikö sitä voisi käsitellä mitenkään fiksummin?

• Miksi aina teen samaa copy-pastehommaa Office-sovelluksien ja tiedon käsittelyn suhteen?

Pilvialustat tarjoaa mahdollisuuden automatisoida ketterästi ja kustannustehokkaasti toistuvia rutiinitöitä, kuten toistuvien sähköpostiliitteiden (PD) ja Excel-tiedostojen käsittelyä.

Tähän toimistotyön automaatioon on Microsoft luonut oman alustan nimeltä Power Automate.

Eikä tästä juuri kukaan puhu.

Pandemian alun korvilla aloin tutustumaan alustaan syvemmin (koska monotoniset työt ärsytti).

• Voisiko näitä toistuvia rutiinitöitä automatisoida pelkän Office-tilin avulla??

• Toiminnot tapahtuu pilvessä ilman, että minulla on edes tietokone auki

• Henkilökohtaisella Office-tilillä?

• Miksi kukaan ei oo kertonu!!

Miksi aiheen pitäisi kiinnostaa?

Nyt kun tiedostot on pilvialustoilla, kommunikaatio käydään pilvialustoilla ja automaatioalusta on käytännössä vedä ja pudota -tekniikkaan pohjautuva apuväline tiedon käsittelyn helpottamiseen, miksi ihmeessä ei tätä otettais käyttöön?

Kun alustaan tutustuu ja katsoo muutaman esimerkkiskenaarion, voi juma miten alkaa aivot raksuttaa.

• Ai tämänkin tiedoston käsittelyn vois kokonaan automatisoida?

• Ai tämänkin raportin sais muodostumaan automaattisesti?

• Ai tämänkin lomakevastauksen sais kuljetettua Planner-tehtäväksi täysin automaagisesti?

• Ai tämänkin sähköpostin käsittelyprosessin vois automatisoida kokonaan?

• Ai tämänkin PDF-liitteen vois tunnistaa Power Automatessa olevan tekoälypalikan avulla ja viedä data automaagisesti vaikka SharePoint-luetteloon?

Aivan uudenlaisia mahdollisuuksia avautuu.

Aivot alkaa ajattelemaan toistuvia työvaiheita prosesseina.

Katso esimerkkikuva alta Excel-tiedoston käsittelyyn.

Tämänkin toiminnallisuuden Excelissä huomasin vasta sen jälkeen, kun tutustuin Power Automate -alustan potentiaaliin, että toistuvat työvaiheet Excelissä, kuten laskentakaavojen luominen, sarakkeiden muokkaus, tietojen kopiointi tiedoston sisällä jne. voisi ensin nauhoittaa komentosarjaksi (pelkällä record-painikkeella) ja myöhemmin ajastaa takautuvasti Power Automate -alustalla.

Alustalla voit automatisoida kokonaisia tiedostojen käsittelyprosesseja, toistuvaa viestintää Teamsissa ja Outlookissa sekä kerätä vaikka lomakedata Formsista automaattisesti SharePoint-luetteloon jatkokäsittelyä tai automaattista hyväksyntäprosessia varten Teams-alustalla.

Alkoiko sinunkin aivot raksuttamaan?

Tämä on modernin työn vaiettu salaisuus.

Automaattiset Office-työnkulut, raportointi (Power BI + työnkulut) ja kylkiäisenä vielä tekoäly analysoimaan datamassoja.

Sitten loppuun se kuuluisa kysymys, miksi pitäisi kiinnostaa?

Syötä tällainen kehote vaikka ChatGPT:lle tai Copilotille ja saat liudan syitä.

40 000€.

Kyllä alkaa kiinnostamaan 😄

Työllä on kustannus.

Toiset (kilpailijat) tekee tätä kehitystyötä joka tapauksessa.

Miten käy työllesi parissa vuodessa, jos et reagoi?